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    公司舉辦年會活動基本流程 活動注意事項以及費

    發布時間:2019-03-20 16:41:28 閱讀次數:0 編輯:南京博遠公關

      公司的年會是非常重要的,在進行舉辦時一定要了解整個活動基本流程是怎么樣的,以及年會過程中的注意事項,整個活動流程,活動費用預算等等,只有把這些基礎工作做好了,才能保證活動能正常進行,下面小編將這些列舉出來,僅供參考:
      公司年會策劃方案有哪些基本流程及注意點
     
      一、年會策劃目的:首先要明確舉辦年會策劃活動的目的是什么?可以是增強內部員工凝聚力也可以是鞏固客戶關系或者是塑造企業形象等。
     
      二、年會時間按排:提前挑選好時間,并具體到哪一天的幾點鐘。
     
      三、年會地點選擇:時間定好了還得為年會策劃活動定一個地點,根據公司的實際情況來選擇是戶外還是室內。
     
      四、年會人員管理:人數的統計,人員的邀請,禮儀人員,后勤人員,簽到人員,物料管理人員的組織。
     
      五、年會餐飲管理:參與年會策劃活動的人喜歡吃什么,不喜歡吃什么,喝什么?
     
      六、年會節目策劃:年會策劃活動準備了哪些節目,可以邀請演出團隊表演,但是員工自己的表演也是非常有意思的哦。
     
      七、年會重點策劃:年會重點亮點在哪,他是否能引起全場的轟動效應,是否能給來賓帶來回味無窮的感覺。
     
      八、年會策劃活動流程按排:時間安排很重要什么該領導上場什么時候是節目時間,晚會的整體時間控制。
     
      九、年會活動現場控制:年會策劃活動的總負責人是誰,現場的總控和現在效果由誰負責比較好。
     
      十、年會場地布置:年會現場需要布置成什么效果,熱烈隆重還是文雅大方或表現企業文化、品牌風格等。
     
      十一、年會預算控制:年會總預算控制,餐費預算控制,節目預算控制等。
     
      十二、年會物料的管理:演出服裝管理,酒水管理,禮品管理,公司資料管理等。
     
      十三、年會背景板、舞臺設計搭建:背景、舞臺設計搭建是否請專業公司完成。
     
      十四、年會燈光音箱設備:燈光、視頻、音箱酒店是否有提供,如提供是否能滿足晚會的需要,或到專業公司租賃設備等。
     
      如何規劃年會策劃活動的相關費用
     
      年會策劃活動有很多不同的類型,有的是答謝客戶的,有的是員工總結大會,所以在計劃之前需要明確職責任務,不同的會議需要不同的環境,召開會議是要達到一定的目的和目標。因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息,通過收集這些信息可以制定出手頭眾多工作的計劃。制訂完善的會議計劃確定必須要做的事項以滿足會議的需要并達到會議預期目標。
      年會策劃活動的預算規劃:制定可行預算規劃然后按照規劃去安排工作;確定各項工作的時間安排。通常而言,年會策劃活動的預算包括以下幾個方面:
     
      1、交通費用.交通費用可以細分為:
     
      (1)、會議期間交通費用——主要是會務地交通費用,包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。
     
      (2)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。
     
      2、會議室/廳費用。具體可細分為:
     
      (1)、會議場地租金——通常而言,場地的租賃已經包含某些常用設施。
     
      (2)、會場布置費用——如果不是特殊要求,通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。
     
      (3)、會議設施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設備,如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等,租賃時通常需要支付一定的使用保證金,租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。
     
      (4)、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等。對于這些單項服務支持,主辦方應盡可能細化各項要求,并單獨簽訂服務協議。
     
      4、餐飲費用。會議的餐飲費用可以很簡單,也可以很復雜,這取決于會議議程需要及會議目的。
     
      (1)、中餐及午餐。中餐及午餐基本屬于正餐,可以采取人數預算——自助餐形式,按桌預算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供,餐館可能會收取一定數量的服務費用。
     
      (2)、會場茶歇。此項費用基本上是按人數預算的,預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用,如果主辦方需要非程序服務,可能需要而外的預算。通常情況下,茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主,中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。
     
      (3)、聯誼酒會/舞會。事實上,聯誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會復雜,宴會只要設定好餐標與規模,預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節目支持,其預算可能需要比較長的時間確認。
     
      (4)、酒水及服務費。通常,如果在高星級酒店餐廳就餐,餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的,如果可以外帶酒水消費,餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會,通常在基本消費水準的基礎上加收15%左右的服務費。
     
      (5)、其他——點心、水果及調制色酒
      5、視聽設備。除非在室外進行,否則視聽設備的費用通??梢院雎?。如果為了公共關系效果而不得不在室外進行,視聽設備的預算就比較復雜,包括:設備本身的租賃費用,通常按天計算。設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用,可讓會展服務商代理,音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇,主辦者可自帶,也可委托代理
     
      6、演員及節目。通??梢赃x定節目后按場次計算——預算金額通常與節目表演難度及參與人數正相關。在適宜地點如果有固定的演出,那預算就很簡單,與觀看表演的人數正相關——專場或包場除外。
     
      7、雜費。雜費是指會展過程中一些臨時性安排產生的費用,包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、年會策劃、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃,通??梢栽跁召M用預算中增列不可預見費用作為機動處理。
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