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    活動策劃公司的選擇方法及考慮事項

    發布時間:2019-04-12 04:27:55 閱讀次數:0 編輯:南京博遠公關

    隨著經濟迅速的發展時代里,很多公司開始注重活動策劃,一場好的活動可以有效提升公司品牌的知名度,那么大家了解活動策劃公司選擇方法有哪些嗎?又要注意哪些事項呢?

     

     

    準備和策劃大型會務活動的注意事項

     

    1.所有的大型會務活動須設簽到席,派有經驗的人負責整個會務活動的簽到。

     

    2.會務活動應及早準備與確定。邀請國外、境外人士來參加活動的,至少半年前發出邀請,發送有關項目的說明資料。

     

    3.會務活動準備時列出物資清單,同時派有關人員落實和保管,以免丟失。

     

     

    4.一般要準備提前主席臺領導席卡,主持人席卡和簽到席席卡,礦泉水,主席臺發放的文件材料(通常需要用粉紅紙打?。?,筆,鮮花,研會旗幟等。

     

    5.舉辦活動應本著講求實效、突出特色的原則,避免雷同、重復。

     

    6.由多個機構共同舉辦的活動,要事先明確各自職責分工,避免多頭指揮、多頭對外。

     

    7.確定開幕時間應充分考慮當地交通、氣候及工作習慣等因素,開幕式盡可能按原定時間舉行,避免時間過長。

     

    8.一般至少需要提前2小時進入會場,留足布置會場的時間,與會人員需要提前半小時開始入場。

     

    9.領導嘉賓需要事先聯系好小的會議室,提前到者先引導到小會議室休息,活動正式開始時再引導入會場.

     

    10.開幕式主持人應以適當方式說明自己的身份(請擔任主持人除外)。

     

    11.開幕式宣布的出席活動領導人名不宜過多。在介紹“出席××活動的領導、貴賓”中,不應包括主辦單位的領導人,應是外賓、外單位領導人。一般情況下各主辦單位領導應排在賓客后面(主辦單位領導是的則應先報);如有外國駐華大使參加的,其位置則應提前(因為是外國元首的代表)。

     

    12.開幕式剪彩活動能免則免,確需安排剪彩活動的,剪彩人不宜多。為節約起見,應以彩帶代替綢帶。

     

    13.在開場稱,可按國際慣例稱“女士們、先生們”,或“貴賓們、女士們、先生們”,后面不再加“朋友們、同志們”。

     

    14.講話中“歡迎”“感謝”之類的句子要盡量歸納,以節省鼓掌時間。使用現場翻譯時,應盡量控制場面,使講話人與譯員相配合,不要在中文講完時中方人士立即鼓掌,應而在翻譯完后中外雙方共同鼓掌,以示對外賓的尊重。

     

    15.租賃的音響設備必須事先調試,確保萬無一失;如有必要,還要準備錄音筆現場錄音設備(也須調試),并安排專人負責;

     

    16.提前想到翻譯上的困難,講話中避免使用國內工作中常用的縮略語或慣用語,如“三改一加強”、“掃黃打非”等)或引用古詩、諺語。

     

    17.對外講話中(含文件、資料),宜用“我國”、“中國政府”等。

     

    18.如果現場需要播放ppt,需事先將所有需播放PPT拷入筆記本電腦,放至桌面文件夾,并按次序加前綴,需要事先調試投影儀位置,調試好分辨率等;

     

    19.大型活動需事先制作議程PPT,一項議程一頁PPT,字體大一點,可適當配相關圖片,配合主持人介紹時播放議程PPT,注意電腦屏幕顯示效果跟投影效果往往有較大差異,字體顏色和背景色間的對比可能需要調整

     

    20.介紹地方或企業情況時,要突出重點,語言簡練,一忌長篇大論,由古至今,人文地理,面面俱到;二忌數字堆砌(如有必要,可提供文字資料)。

     

    21.研討會不同于報告會,領導人講話、主題演講人不宜長篇發言。研討會不應片面追求人數規模,應主題明確,主持人和演講人要有一定水平,能引起討論。研討會提問(含出訪時對方介紹情況后提問),要盡量簡明具體,不必多說客套話。

     

    22.介紹招商項目時,不宜以我方預計生產規模及投資數作過于準確的描述。一是實際數字不可能如此精確,二是生產規模和投資額應與投資者商定。

     

    23.重要活動中,要適時提醒出席者關掉手機,或將其調至靜音狀態。

     

    24.拜訪國外機構時,應提前進行聯系、確認,說明拜訪目的,一經確認,應如約赴會。拜訪(含出席宴請)人數有增減,都應提前通知對方。

     

    25.組織出國展覽應事先進行市場調研,了解當地產品供需情況。參展企業和產品要有一定代表性,避免參展的同類產品互相壓價競爭。

     

    26.嚴禁攜帶假冒偽劣、侵犯知識產權等違禁品參展。要遵守展覽規定,不違規零售展覽樣品,禁止出售清冊外的樣品和私人物品。

     

    27.布展時應聽從當地展覽組織者的統一指揮,不要隨意亂拉亂搶道具,攤位墻板不要用樣本代替標準圖片或文字說明。展品布置要注意展示和貿易效果,既不要因展品過少而使攤位空蕩,也不要雜亂無章地堆放展品,搞“雜貨鋪”或“擺地攤”。

     

    28.嚴格按展覽規定的時間參展和撤展,不遲到,不早退。

     

    29.展出時,接待觀眾要熱情、主動、耐心,不要在館內扎堆聊天或攤位間相互亂串,出現攤位無人照管現象。展館和展位應保持清潔,注意防火、防盜。

     

    30.議結束后清點物資并整理干凈后才能離開現場,以免遺失所帶的物資。

     

    31.活動結束后應該主動及時將新聞稿、照片和活動總結發送給相關負責人。

     

    挑選活動策劃公司的方法

     

    1、查看活動執行公司基本情況

     

    我們在尋找靠譜的活動執行公司之時,首先需要做的是通過網絡或者實地考察了解公司的具體情況,查看這家活動執行公司的證照是否齊全以及資質是否良好,是否具有固定且規模良好的辦公場所。

     

     

    2、了解活動執行公司的團隊成員

     

    一般而言,一個成功的活動執行是由眾多零散的模塊拼接組合成一個統一的系統的過程,而這個拼接組合的過程則需要活動執行公司的專業人員來完成,比如方案需要有專業的活動策劃師設計、場地安排以及現場搭建需要有專業的會務專員負責等等,這些執行公司的專業團隊成員必須具備有一定的能力和經驗才能夠勝任。

     

    3、分析活動執行公司的過往案例

     

    眾所周知,過往案例是證明一家活動執行公司實力強勁與否的證據,我們可以通過進入活動執行公司公眾號或者官方網站等官方推廣的網絡渠道查找活動執行公司的過往案例,查看與這家活動執行公司的品牌是否具有較高的知名度等。

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